Automatisierung von Geschäftsprozessen: Elektronisches Tuning für den Rechnungsversand

Automatisierung von Geschäftsprozessen: Elektronisches Tuning für den Rechnungsversand

Kosten runter – Service rauf: Für viele Unternehmen ist die Optimierung ihrer Geschäftsprozesse der kritische Erfolgsfaktor, um im Wettbewerb eine Spitzenposition zu behaupten und Kunden langfristig an sich zu binden.

Heute möchte ich Ihnen ein Projekt aus der Praxis vorstellen: Für die Robert Kunzmann GmbH & Co. KG haben wir den Rechnungsversand automatisiert. Papier-, Druck- und Portokosten entfallen und Durchlaufzeiten werden minimiert. Aktuell steht unter dem Strich eine jährliche Ersparnis von ca. 20.000 Euro. Aber noch wichtiger: Mit der Prozessqualität steigt auch die Kundenzufriedenheit.

Über die Robert Kunzmann GmbH & Co. KG

Die Robert Kunzmann GmbH & Co. KG hat die Marken Mercedes-Benz, smart, Fuso und Volkswagen-Service im Produktportfolio. Das Traditionsunternehmen mit Hauptsitz in Aschaffenburg feierte im Jahr 2015 sein 80-jähriges Bestehen und zählt zu den großen Arbeitgebern in der Region. Im Jahr 2015 setzte Kunzmann ca. 290 Mio. Euro um und beschäftigt mehr als 900 Mitarbeiter.

Die 900 Mitarbeiter der Robert Kunzmann GmbH & Co. KG mit Hauptsitz in Aschaffenburg sowie zehn Niederlassungen im Rhein-Main-Gebiet treibt ein ganz besonderer Motor an: die uneingeschränkte Orientierung am Kunden und seinen Bedürfnissen. Prozessoptimierung und Qualitätssicherung stehen ganz oben auf der Prioritätenliste. „Gerade unsere Großkunden bewegen sich rasant in Richtung des papierlosen Büros. Für uns der Ausgangspunkt, um unseren Rechnungsversand auf den Prüfstand zu stellen“, beschreibt Claus Weller, Leiter Organisation & IT bei Kunzmann den Stein des Anstoßes.

Analyse, Optimierung, Automatisierung

Erstellen, prüfen, ausdrucken, falten, eintüten, frankieren und dann ab in den Briefkasten – bisher versandte Kunzmann Rechnungen auf dem klassischen Postweg. Arbeitsgrundlage ist ein Dealer-Management-System aus den 80er-Jahren. Ziel des Autohauses war es, die Altlösung mit geringem Aufwand moderner und zukunftsfähiger zu gestalten. Als Partner wählte Kunzmann die PASS Consulting Group. Mit ihrer Business Process Management Suite können Geschäftsprozesse modelliert werden, außerdem unterstützt das Tool bei Design, Test und Automatisierung.

Online anstatt offline

Heute agiert Kunzmann mit einem Online-Rechnungsportal – eine Webanwendung, die an das Dokumentenmanagementsystem angebunden ist. Ein Single Sign-on sorgt dabei für Nutzerkomfort: Anmeldedaten müssen nur einmal eingegeben werden. Aktuell versendet das Autohaus über das Portal rund 1.500 Rechnungen pro Monat – Tendenz steigend. „Wir sprechen unsere Kunden gezielt an und stellen ihnen unseren neuen Service vor. So erhöht sich der Anteil der Online-Rechnungen kontinuierlich“, erklärt Weller das Vorgehen. Und das Potenzial ist bei 350 Fahrzeugdurchläufen pro Tag groß.

Robert Kunzmann GmbH & Co. KG: Außenansicht Hauptbetrieb Aschaffenburg

Rechnungsversand mit einem Klick

Insgesamt wurde der Rechnungsversand erheblich beschleunigt. Neben dem Wegfall manueller Prozesse trägt dazu vor allem eine integrierte Rechnungskontrolle bei – gerade bei vielen Posten stellt dies eine deutliche Arbeitserleichterung dar. Weiterer Vorteil: Es kann schnell und einfach nachvollzogen werden, wann welche Rechnung versendet wurde. Durch den Wegfall von Papier-, Druck- und Portokosten sowie reduzierte Durchlaufzeiten spart Kunzmann aktuell ca. 20.000 Euro pro Jahr ein.

Das Tuning geht weiter

Zurzeit arbeiten etwa 40 Mitarbeiter mit der neuen Lösung und sind zufrieden, wie Weller betont: „Die einfache Bedienbarkeit hat schnell begeistert – sowohl in Bezug auf die Oberfläche als auch das generelle Handling. In der Zwischenzeit erhalten wir regelmäßig Anregungen für weitere Funktionen.“ So wurde u.a. eine Erinnerungsfunktion für unbearbeitete Rechnungen integriert und die Option geschaffen, sie bei Fehlern erneut zu versenden. „Neben der Software überzeugte uns vor allem auch das Know-how von PASS im Bankenumfeld. Mittelfristig planen wir z.B. den Bezahlprozess zu integrieren“, schaut Weller in die Zukunft – die neue Service-Dimension immer fest im Blick.

 

Bildquelle: Shutterstock

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