BPM-Tools: Muss es die eierlegende Wollmilchsau in Pink sein?

BPM boomt. Kein Wunder, automatisierte Geschäftsprozesse sind die Basis, um sich im (digitalisierten) Wettbewerb zu behaupten. Aber welche Tools führen Unternehmen zum Erfolg? Muss es wirklich eine eierlegende Wollmilchsau in Pink sein – also ein Alleskönner, der am besten auch noch schön aussieht?

In meinem letzten Blogbeitrag stand eine Marktanalyse des Fraunhofer-Instituts für Experimentelles Software Engineering (IESE) im Blickpunkt, die 18 Business-Process-Management-Tools untersucht – sowohl hinsichtlich funktionaler als auch nicht-funktionaler Aspekte.

Mein Fazit war eher ernüchternd: Die Studie ist nur eingeschränkt eine Orientierungshilfe. Ein Umstand, der allerdings nicht an der Studie, sondern an den untersuchten Tools liegt. Sie alle schnitten mit einer Bewertung zwischen „angemessen“ (Anwendung/Komfort) und „gut“ (Funktionalität/Mächtigkeit) ab. Keines überzeugte auf ganzer Linie. Mir stellte sich unweigerlich die Frage, was das für Unternehmen bedeutet, die nach mehr suchen, die keine Abstriche machen wollen. Und was zeichnet ein „perfektes“ BPM-Tool eigentlich aus?

Das eine schließt das andere nicht aus

Ich bin der Meinung, dass ein BPM-Tool durchaus so gestaltet werden kann, dass es einfach handhabbar und funktionsreich ist – die Handhabbarkeit eines Systems muss schließlich nicht zwangsläufig mit seinem Funktionsumfang korrelieren. Entscheidend ist darüber hinaus, in welcher Form eine BPM-Lösung auf den Markt gebracht wird: als reines Werkzeugtool oder gleich als fertig modellierte und ausgeführte Lösung? Eine fertige Lösung ist schön und gut. Der Sinn hinter einem BPM-Tool ist aber, die gesamte Wertschöpfungskette und alle Prozesse eines Unternehmens zu erfassen sowie abzubilden. Darüber hinaus gilt es, vorhandene Lösungen zu integrieren (Investitionsschutz) und, wo möglich, die Geschäftsprozesse vollständig zu automatisieren. Natürlich in Echtzeit, denn das unterscheidet die erfolgreichen Unternehmen der Zukunft von den weniger erfolgreichen und langsam sterbenden „Dinosauriern“. Dabei sollte sich die Lösung den Prozessen anpassen – und nicht umgekehrt.

Ideal wäre eine BPM-Suite, die trotz ihres hohen Funktionsumfangs einfach zu bedienen ist, und zwar sowohl vom Fachbereich (Analyse/Modellierung) als auch von der IT (Programmierung/Ausführung). Denn nicht selten sprechen diese eine vollkommen unterschiedliche Sprache. Notwendig ist ein Toolkontext für beide Bereiche, der gleichzeitig auch andere Ebenen nicht außer Acht lässt (z.B. die Geschäftsleitung mit entsprechenden Wertschöpfungsketten). Ein Tool, das Änderungen an Geschäftsprozessen oder das Anlegen neuer Prozesse nicht nur transparent dokumentiert, sondern auch per Knopfdruck für das gesamte Unternehmen verfügbar macht. Das würde unter anderem folgende Vorteile bringen:

  • eine einheitliche Sprache für Fachbereich und IT,
  • die Abbildung sämtlicher Prozesse/Modelle in einem Toolkontext sowie
  • die Möglichkeit, klein zu starten und später auf dem gleichen Tool aufzubauen.

Kein Alleskönner, sondern individuell passend

Eine eierlegende Wollmilchsau in Pink müssen Softwarehäuser nicht anbieten. Wichtig ist, dass die Tools genau die Bedürfnisse der Kunden abbilden und bei Veränderungen flexibel anpassbar sind. Ich denke, die Anbieter sind sich dieser Anforderungen sehr wohl bewusst und arbeiten schon seit einiger Zeit gezielt darauf hin, sie zu erfüllen. So bleibt letztendlich nur zu hoffen, dass es nicht bei guten Vorsätzen bleibt, sondern dass das Fraunhofer-Institut bei seiner Marktanalyse 2015 die ersten BPM-Tools mit „sehr gut“ bewerten kann. Denn darauf haben Unternehmen definitiv einen Anspruch!

 

Bildquelle: Shutterstock

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