Business Process Management: Ohne Ziel kein Weg

Business Process Management: Ohne Ziel kein Weg

Nur der Wandel ist beständig – und die Veränderungszyklen werden immer kürzer. Nur wer klare Ziele vor Augen hat, kann zukünftig den Kurs halten.

Teil 3 meiner Serie rund um das Business Process Management beschäftigt sich heute mit Zielen und dem Thema Nachhaltigkeit. Geschäftsprozessmanagement als reinen Selbstzweck oder weil es eben gerade Hype ist, auf die Agenda zu setzen, macht keinen Sinn. Es gilt: Nur wer klare Ziele vor Augen hat, kann planen, steuern und das Unternehmen zuverlässig auf Kurs halten bzw. bringen.

Von Klassikern und Notwendigkeiten im Business Process Management

Die Ziele des Geschäftsprozessmanagements sind schnell benannt: Sie finden sich – wenn auch in unterschiedlicher Ausprägung – in fast allen Unternehmen:

  1. Straight Through Processing (STP)
    STP auf Basis eines durchgängigen Managements der Prozesse ist sicher ein wesentliches Ziel des Business Process Managements
  2. Finanzielle und ökonomische Vorteile
    Kosten sparen, die Gewinne maximieren, die Prozesskosten senken und den Cashflow anheben – alles Klassiker im Bereich der Prozessverbesserung
  3. Effizienzsteigerung
    Die Effizienz der Prozesse soll gesteigert werden. Die entscheidenden Parameter hier: Qualität und Zeit. Parameter, die sowohl direkte als auch indirekte Auswirkungen auf die beiden zuvor genannten Ziele haben.
  4. Gesetzliche Vorgaben und Normen abbilden und erfüllen
    Ob Compliance-Vorschriften oder Umwelt- und Sicherheitsauflagen: Die Komplexität an Gesetzen, Richtlinien und Normen nimmt zu und damit auch ihr Einfluss auf die Prozesse. Es gilt, sie transparent abzubilden und ihre Einhaltung sicherzustellen – eine zunehmend zentrale Kernaufgabe des Geschäftsprozessmanagements.

Nachhaltigkeit ist Trumpf

Blickt man auf die Ziele, sollte sich automatisch das Selbstverständnis zementieren, dass die einmalige oder sich alle paar Jahre wiederholende, als Projekt aufgesetzte Prozessoptimierung ein Relikt aus der Vergangenheit ist. Wer das nicht erkennt und Business Process Management nicht als stetige Unternehmensaufgabe etabliert, läuft Gefahr, gegenüber dem Wettbewerb kräftig an Boden zu verlieren. Und zwar trotz aller Innovations- und Leistungsfähigkeit, die sich in nachgefragten Produkten oder Dienstleistungen ausdrückt. Natürlich ist der KVP (kontinuierliche Verbesserungsprozess) nicht neu, aber vor dem Hintergrund zunehmend digitalisierter Geschäftsprozesse bekommt das Thema eine ganz neue Dimension. Das gilt übrigens für alle Unternehmen und ist keine Frage der Größe oder Ausrichtung.

Das große Ganze im Blick

Zum Thema Nachhaltigkeit gehört auch, die Leistungsfähigkeit der Prozesse fortlaufend zu überwachen und gegebenenfalls zu verbessern. Voraussetzung dafür ist die durchgängige Messung der Qualität anhand von Prozesskennzahlen. Hier kommen analytische IT-Systeme ins Spiel und diese müssen weit mehr leisten können als die reine Modellierung und Dokumentation: Messung, Aufbereitung und Analyse – automatisiert und schnell anpassbar.

Wichtig ist, neben den wertschöpfenden auch die administrativen Prozesse zu berücksichtigen; sie sind in ihrer Gesamtsicht (End-to-End) immer über mehrere Organisationseinheiten, Abteilungen und Funktionen zu betrachten. Das Geschäftsprozessmanagement dient als Querschnittsfunktion: jede Aktivität wird so im Zusammenhang mit dem Gesamtprozess gesehen. Die einzelnen End-to-End-Prozesse sind jeweils in den Verantwortungsbereich eines Prozesseigners zu stellen – die Überwachungs- und Steuerungsaufgaben (Monitoring und Reporting) fallen unter seine Verantwortung. PwC beschrieb die Rolle des Prozesseigners bereits 2011 sehr treffend:

„Der Prozesseigner hat die schwierige Aufgabe, repräsentative Teilnehmer seines Prozesses zu identifizieren und sie in regelmäßigen Abständen in das Geschäftsprozessmanagement einzubinden. Vertreter dieser Prozessteilnehmer (Process Stakeholder) sind entweder Mitarbeitende entsprechender Abteilungen oder genutzte IT-Systeme, die Prozessschritte automatisieren. Die IT ist daher auch immer als Prozessteilnehmer anzusehen. Der Einbezug der Prozessteilnehmer ist für den Prozesseigner von hoher Bedeutung, da sie zum einen jene Mitarbeitende repräsentieren, die Prozessmodelle tatsächlich im operativen Betrieb anwenden. Zum anderen vertreten sie abteilungsbezogene Interessen und können mit Vorschlägen von der operativen Basis zur Prozessverbesserung beitragen. Der Prozesseigner ist letztlich der Mediator zwischen den Abteilungen. Damit fällt ihm die wichtige Rolle zu, den Gesamtüberblick, die Zusammenhänge und die Abhängigkeiten des Prozesses zu kennen.“

Die erfolgreiche Umsetzung der Unternehmensstrategie geht – mehr denn je – mit einem strukturierten und nachhaltigen Business Process Management einher. In meinem nächsten Blogbeitrag werde ich deshalb ausführlicher auf den Einsatz analytischer IT-Systeme eingehen.

 

Bildquelle: Shutterstock

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