Die Kennzahlen im Griff: BPM als Erfolgsfaktor

Die Kennzahlen im Griff: BPM als Erfolgsfaktor

Eine halbautomatische Auswertung von Prozesskennzahlen ist „old-fashioned“ und zu kurz gesprungen. Der Schlüssel sind Business-Process-Management-Systeme.

In meinem letzten Blogbeitrag rund um das Geschäftsprozessmanagement standen die Ziele und das Thema Nachhaltigkeit im Fokus. Heute möchte ich auf einen Aspekt eingehen, der hier bereits anklang: den Einsatz analytischer IT-Systeme.

Ressourcenverschwendung für Mittelmaß

Der immer noch weitverbreitete Analyseklassiker: Kennzahlen werden aus dem operativen ERP-System bezogen und zur Auswertung in ein Tabellenkalkulationsprogramm übertragen. Medienbrüche lassen grüßen, gelöst wird die Aufgabe halbautomatisch (und fehleranfällig), Aktualität ist bei diesem Vorgehen relativ. Die Konsequenzen sind schnell beschrieben: Eine Vielzahl von Mitarbeitern kämpft unter Zeitdruck mit unzulänglichen Prozess- und Finanzzahlen und versucht der Geschäftsleitung trotzdem ein ordentliches Ergebnis zu liefern. Wobei ordentlich in diesem Fall mit mittelmäßig gleichzusetzen ist. Gewürzt wird das Ganze dann noch dadurch, dass die Geschäftsleitung (in den meisten Fällen) annimmt, optimale Rahmenbedingungen für das Reporting geschaffen zu haben. Eine Ressourcenverschwendung für Mittelmaß. Aber macht ja nichts, die Mitarbeiter sind ja eh da („Eh-da-Kosten“).

Sie glauben das nicht? Nun, Erhebungen zeigen, dass 84 Prozent der Unternehmen ihre Kennzahlen genau so beschaffen. Diese Zahl stammt aus einer PwC-Studie von 2011, viel dürfte sich daran nicht verändert haben. Das Ergebnis sind nicht nur mittelmäßige Informationen, sondern gleichzeitig wird auch noch das Innovations- und Kreativpotenzial der „Kennzahlenbeschaffer“ verschwendet.

Geschäftsprozessmanagement von A bis Z

Essenziell für ein durchgängiges und stichhaltiges Business Process Management sind die lückenlose Integration der operativen IT-Systeme sowie standardisierte IT-Werkzeuge für Überwachung, Kontrolle und Analyse. Nur so können vergleichbare Messwerte generiert werden und nur so kann eine nachvollziehbare Bewertung der Prozessleistung erfolgen – der Ausgangspunkt für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Eine weitere zentrale Basis sind Monitoring-Funktionen zur Verknüpfung der Prozesse mit Kennzahlen. Ich spreche hier von Dashboards, Cockpits etc., die dem Management die aufbereiteten Daten als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung stellen (wohlgemerkt vollautomatisch und jederzeit aktuell).

BPM-Software: alle auf einen Streich

Für die verschiedenen Phasen des Geschäftsprozessmanagements existieren auf dem Softwaremarkt viele IT-Werkzeuge und -Systeme. Während sich Visualisierungs- und Modellierungswerkzeuge proprietär auf einzelne Funktionen wie die Dokumentation konzentrieren, verfolgen Business-Process–Management-Systeme (BPMS) einen ganzheitlichen Ansatz: sie decken alle Aufgabenbereiche ab und schlagen direkt in die technische Umsetzung der Geschäftsprozesse durch. Sie unterstützen die IT und den Fachbereich nicht nur in den Phasen der Modellierung und Implementierung, sondern durch geeignete und anpassbare Funktionen auch bei analytischen Aufgaben.

Kennzahlen schaffen Transparenz

Eine zentrale Aufgabe des Business Process Managements ist, die erbrachten Prozessleistungen und -kosten mittels Prozessleistungsindikatoren zu messen, um so die Prozessziele überwachen und steuern zu können. Kennzahlensysteme und Kennzahlen sind in der Unternehmensleitung eingeführte Instrumente – mit ihrer Hilfe lassen sich komplexe betriebliche Sachverhalte, Strukturen und Prozesse verständlich und übersichtlich darstellen. Unter dem Strich gewinnt das Management so eine höhere Transparenz und kann die Unternehmensziele quantitativ abbilden. Trotzdem werden Kennzahlen oft nur vereinzelt und bei Bedarf erhoben. Das heißt, die Prozessleistung ist immer nur eine Momentaufnahme und ein aussagekräftiger Vergleich ist nicht möglich, eine Überwachung wiederum nur sehr eingeschränkt. Gefragt sind ein Umdenken und ein Paradigmenwechsel: Ein systematisches Kennzahlensystem für die gesamte Prozesslandschaft stellt jedem Prozesseigener und -teilnehmer maßgeschneiderte Informationen zur Verfügung und ermöglicht ihm eine Kontrolle der ihm zugeordneten Prozessabschnitte. Auf Veränderungen kann er flexibel reagieren.

Über die Kosten hinausdenken

Die Prozesse dabei nur aus finanzieller Sicht zu betrachten (Prozesskostenrechnung etc.), ist für einen erfolgreichen KVP in Schulnoten ausgedrückt mangelhaft. Für das Geschäftsprozessmanagement sind vor allem die Kennzahlen wichtig, die eine Bewertung der wertschöpfenden und administrativen Prozesse ermöglichen. Sie sind eine zuverlässige Quelle und Entscheidungsgrundlage für strategische, taktische und operative Maßnahmen.

Der Einsatz von Prozessindikatoren zur Steuerung, Überwachung und Analyse birgt noch viel ungenutztes Potenzial. Gerade heute sind digitale, transparente Geschäftsprozesse eine Notwendigkeit, um im Kampf um die wettbewerbsbestimmenden Faktoren Zeit, Qualität, Ressourceneinsatz und Energiekosten auf den vordersten Plätzen zu stehen.

Während bisher vor allem methodische und technische Aspekte des Business Process Managements im Fokus standen, möchte ich in meinem nächsten Beitrag eine nicht weniger zentrale Komponente beleuchten: den Einfluss von Kultur und Werten.

 

Bildquelle: Shutterstock

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