Management von Geschäftsprozessen: Einmal ist keinmal

Dem Business-Process-Management-Hype zum Trotz: Nur wenige Unternehmen optimieren ihre Geschäftsprozesse bisher konsequent und nachhaltig.

In meinem letzten Blogbeitrag „Ohne Staubwedel keine (digitale) Revolution“ habe ich den Status quo des Geschäftsprozessmanagements in Deutschland näher betrachtet. Mein Fazit: Obwohl dem Thema eine hohe Bedeutung beigemessen wird, hat sich in den letzten Jahren wenig bewegt. Am Ende habe ich grundlegende Punkte angerissen, die für ein erfolgreiches Geschäftsprozessmanagement berücksichtigt werden sollten – einige davon möchte ich in den nächsten Wochen weiter präzisieren. Heute: allumfassende, messbare Kontinuität.

Unternehmensweit, systematisch und nachhaltig

In meiner Wahrnehmung wird das Geschäftsprozessmanagement in vielen Unternehmen als klassisches Projekt aufgesetzt – mit dem Ziel, die Ist-Situation zu verbessern. Nach dem Projektabschluss scheint diese Aufgabe als erledigt abgehakt zu werden. Aber Geschäftsprozessmanagement ist keine einmalige und zeitlich befristete Aufgabenstellung. Für erfolgreiche Unternehmen ist es eine strategische, nachhaltige und iterative Aufgabe: ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP).

Eine systematische Dokumentation aller relevanten Prozesse findet nur in wenigen Unternehmen statt. Eher werden nur einzelne ausgewählte Geschäftsprozesse definiert und die Dokumentation wird mit Bordmitteln durchgeführt. Dieses Vorgehen ist mühevoll, bindet Ressourcen und das Ergebnis wird wohl mager ausfallen – sowohl in Bezug auf den KVP als auch das Straight Through Processing. Die Erfassung der Prozesslandschaft muss unternehmensweit, systematisch und nachhaltig erfolgen. Und am besten von Anfang an mit einem analytischen IT-System: medienbruchfreies, simultanes Round-Trip-Engineering, Workflow-, Archivierungs- und Dokumentenmanagement in einem durchgängigen Ansatz (dazu in einem späteren Beitrag mehr).

Nach der Dokumentation kommen die Kennzahlen

In der Praxis zeichnet sich ein Trend hin zur IT-unterstützten Geschäftsprozessmodellierung unter Zuhilfenahme von Standardnotationen (BPMN) ab. Allerdings macht die Dokumentation noch keinen Frühling. Das Problem: Oft werden keine Prozesskennzahlen (Prozessleistungsindikatoren, kurz: PLI) angelegt oder diese – falls vorhanden – höchstens sporadisch ausgewertet. Dabei sind Optimierungen nur anhand einer regelmäßigen Analyse der PLI möglich. Das gewinnt vor allem im Zuge der Digitalisierung an Bedeutung. Nur wer seine Geschäftsprozesse flexibel an neue Gegebenheiten anpassen kann, ist zukünftig konkurrenzfähig. Außerdem gehören immer auch Fehlentscheidungen zum Business – der Knackpunkt ist die Möglichkeit einer schnellen Korrektur. Und eine weitere Dimension sollte ebenfalls nicht vergessen werden: Eine Messung des Verbesserungserfolgs ist immer auch eine Motivation für alle Prozessbeteiligten.

Das nächste Mal in meiner Serie rund um das Geschäftsprozessmanagement: Ziele, Einflussfaktoren und das Thema Nachhaltigkeit.

 

Bildquelle: Shutterstock

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