Ohne Staubwedel keine (digitale) Revolution

Viel Wind, wenig Bewegung: Dem Geschäftsprozessmanagement wird eine hohe Bedeutung beigemessen, trotzdem hat sich in den letzten Jahren kaum etwas bewegt. 

Alle Welt spricht über Digitalisierung und nicht selten erinnert das an Buzzword-Bingo. So spannend manches futuristische Zukunftsszenario auch klingen mag – bei einem Großteil des Mittelstandes steht vor der digitalen Revolution erst einmal ein Großputz an der Basis an. Und der muss bei den Geschäftsprozessen beginnen.

Zeit, Ressourcen und Qualität

Geschäftsmodelle werden komplexer, Wertschöpfungsketten länger und verzweigter und die Zyklen für die Anpassung der Wertschöpfungsprozesse gleichzeitig immer kürzer. Die organisatorische Kompetenz wird damit zu einer zentralen Grundlage und Stellschraube für den Unternehmenserfolg. Ihr Aufbau verlangt von Unternehmen eine Konzentration auf ihre Geschäftsprozesse – sie müssen effizient gemanagt werden. Die Ausführung muss innerhalb kürzester Zeit, fehlerfrei und mit gleichbleibender Qualität erfolgen; die Anzahl der Geschäftsvorfälle pro Zeiteinheit darf dabei keine Rolle spielen. Ebenso wenig dürfen Veränderungen innerhalb des Unternehmens sowie der Geschäftsmodelle oder der Wertschöpfungsketten negativen Einfluss auf die Qualität der Abwicklung nehmen. Egal, ob der Auslöser regulatorischer, organisatorischer oder personeller Natur ist – die Änderungszeit für neue Prozesse muss auf ein absolutes Minimum reduziert werden. Zeit, Ressourcen und Qualität sind die wettbewerbsbestimmenden Faktoren.

Gerade im Mittelstand besteht Nachholbedarf

Um diese Herausforderungen effizient zu managen, ist es sinnvoll, dass Unternehmen Programme und Projekte zur Prozessorientierung initiieren. Aktuell sind es vor allem Großunternehmen und in unterschiedlicher Ausprägung auch öffentliche Dienstleister, die eine Vorreiterrolle einnehmen. Aber die beschriebenen Erfordernisse machen auch vor dem Mittelstand nicht halt. Zwar fanden in den letzten Jahren Investitionen in ERP-Systeme statt, trotzdem hat das Thema Straight Through Processing (STP) noch viel Potenzial. Zu oft ist der Arbeitsablauf der Mitarbeiter (gerade im administrativen Bereich) nach wie vor von Medienbrüchen und einer Vielzahl repetitiver Tätigkeiten bestimmt.

Anspruch und Wirklichkeit klaffen auseinander

Wird das hohe wirtschaftliche Potential der STP-Rate nicht erkannt? Die gelebte Praxis zeigt, dass der KVP (kontinuierliche Verbesserungsprozess) für Geschäftsprozesse noch nicht etabliertes Best Practice ist. Und das, obwohl viele Umfragen zu dem Ergebnis kommen, dass das Thema Organisationsentwicklung einen Spitzenplatz auf der Agenda nahezu aller Unternehmen belegt. Das konstatiert auch die von BearingPoint durchgeführte Business Process Management-Studie 2015. Demnach gewinnt das Thema Geschäftsprozessmanagement/BPM branchenübergreifend an Wichtigkeit und die Bedeutung wird in den nächsten Jahren sogar noch weiter steigen.

Die Umsetzung steckt immer noch in den Kinderschuhen

Allerdings ist das Thema nicht neu – und bewegt hat sich bisher eher wenig. Bereits 2011 schrieb PwC zum Status quo des Geschäftsprozessmanagements:

„Obwohl die Unternehmen dem Geschäftsprozessmanagement eine derartig hohe Bedeutung beimessen, steckt die Umsetzung, kritisch betrachtet, noch in den Kinderschuhen. Derzeit erfolgt gerade erst einmal die systematische Dokumentation von Geschäftsprozessen, was einen wesentlichen ersten Schritt darstellt, aber noch lange nicht das Ziel ist. Eine konsequente Messung der Prozessleistung anhand definierter Kennzahlen, die allein die Basis für die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen liefern kann, wird nur von ganz wenigen Unternehmen durchgeführt.“

Diese Einschätzung bestätigt auch die aktuelle BearingPoint-Studie. Sie kommt zu dem Schluss, dass bei einem erheblichen Anteil der befragten Unternehmen keine systematische Messung wesentlicher Nutzenpotenziale des BPM erfolgt. Am häufigsten werden Prozessdurchlaufzeiten und Fehlerquoten gemessen, Kosteneinsparungen – trotz ihres hohen Stellenwerts – nur von 57 Prozent. Damit ist eine Überprüfung des tatsächlichen Nutzens des BPMs für viele Unternehmen kaum zu realisieren.

Das kleine Einmaleins

Folgende grundlegende Punkte sollten für eine erfolgreiche Ausgestaltung des Geschäftsprozessmanagements berücksichtigt werden:

  • Es sollte als zentrale Funktion der Geschäftsleitung etabliert und mit entsprechender Entscheidungskompetenz ausgestattet werden.
  • Alle wertschöpfenden und administrativen Geschäftsprozesse müssen einbezogen werden.
  • Eine effiziente Durchführung erfordert den Einsatz eines analytischen IT-Systems. Ein wesentliches Funktionsmerkmal sollte ein medienbruchfreies, simultanes Round-Trip-Engineering sein, welches auch die Archiv- und Dokumentenmanagementanforderungen durchgängig einschließt.
  • Die Leistungsmessung sollte anhand von Prozessleistungsindikatoren (PLI) erfolgen. Diese müssen konsequent gemessen und analysiert werden.

Denn erst wenn dieser Großputz erledigt ist, kann die digitale Revolution wirklich starten.

 

Bildquelle: Shutterstock

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